Stop met plannen

Niemand gelooft dat zijn formele business plannen realiteit worden. Tenzij je als medium op call-tv verschijnt. Iedereen die weleens een planning of business plan heeft gemaakt, weet dat deze al zijn achterhaald op de dag dat ze gepubliceerd worden. Waarom zijn er dan nog steeds zoveel organisaties waar de jaarlijkse cyclus van plannen zoveel tijd in beslag neemt? Vaak beginnen deze clubs al met het schrijven van de plannen voor het volgende jaar, in het eerste kwartaal van het huidige jaar. We geven een aantal redenen waarom dat niet verstandig is.

Back to the future

De belangrijkste reden dat plannen geen werkelijkheid worden, is dat er simpelweg teveel variabelen zijn om rekening mee te houden. Niemand kan alle variabelen overzien. Laat staan de verbanden die er bestaan tussen deze variabelen. Iedereen die claimt te weten wat de economie, de concurrentie of het weer gaat doen, gokt maar wat. Achteraf weten experts altijd feilloos te vertellen waarom ze het mis hadden; het waren uitzonderingen.

Vaak worden deze uitzonderingen meegenomen in de plannen voor een volgend jaar. Oftewel, we plannen de toekomst op basis van het verleden. We “gingen toch kant x op, dus dat doen we komend jaar ook maar weer”. Dit klinkt weinig innovatief. En dat is het ook niet.

Improvisatie sterft af

Plannen laten dan ook weinig ruimte voor improvisatie. En dat is zonde. Want naarmate de tijd vordert, neemt de informatie die je hebt om de goede beslissingen te nemen, toe. Waarom zou je blijven staan achter beslissingen die je het vorige jaar gemaakt hebt? Terwijl je toen minder wist dan nu? Toch gebeurt dit iedere dag weer. En op deze manier wordt improvisatie, maar ook innovatie, de kop ingedrukt.

Schijnzekerheid

Waarom blijven we dan toch zo halsstarrig vasthouden aan het maken van deze plannen? Omdat ze een gevoel van zekerheid bieden. Het geeft mensen het gevoel dat alle variabelen wel te controleren  zijn.

Hoe dan wel?

Bovenstaande betekent natuurlijk niet dat het niet zinvol is om voor je ergens aan begint stil te staan bij hoe je iets gaat doen. Dit is uiteraard zinvol. Maar, voel alsjeblieft niet de behoefte dit in een tweetrapsraket vast te leggen in een crossboardmeeting of een warroomsessie.

Voor alle “planaholics” die zich afvragen hoe dan te werken?

  1. Stop eerst met het formeel vastleggen van grote plannen. Zodra plannen langer zijn dan twee pagina’s lees toch niemand ze meer.
  2. Stel wel hele heldere en aansprekende doelen.
  3. Bepaal vanuit deze doelen wat morgen het belangrijkst is en werk van daaruit verder.
  4. Neem beslissingen vlak voordat je iets gaat doen, niet ver van te voren.
  5. Laat ruimte voor improvisatie. Plan niet alles dicht en vooruit voor een heel jaar.
  6. Ga niet zomaar mee in de nieuwste hypes en trends als basis voor plannen. Bedenk eerst of een plan echt past bij de organisatie.

Op deze manier laat je ruimte voor improvisatie en verspil je geen sommen tijd en geld aan het maken van plannen. Plannen die niet uitkomen en door niemand worden gelezen. Het lijkt misschien eng om zonder plan te werken. Maar blind een plan volgen dat geen enkele relatie met de werkelijkheid heeft, is een stuk enger.