Veel organisaties hebben uitgebreide procedures voor van alles en nog wat. Het gezag is volgens de regeltjes bepaald, wie welke uitgaven mag doen is keurig beschreven, controles zijn driedubbel ingericht en er wordt voortvarend aan tientallen business cases gewerkt. Eigenlijk zijn al deze methoden en instrumenten als fastfood. Ze voelen heerlijk, maar eigenlijk zijn het échte kortstondige hongerstillers en dikmakers van organisaties. De gevaarlijkste soorten fastfood voor organisaties? Vergaderen en de manier van communiceren. In deze blog gaan we daar iets dieper op in. Lees alles over de bureaucratische organisatie.
Vergaderen
Wie is er niet bekend met vergaderingen waarbij de hele afdeling aanwezig is? uiteraard heeft niemand de notulen van vorige week écht gelezen en was iedereen te druk om actiepunten op te pakken. Wij hebben onderzocht dat een afdeling van 30 personen die wekelijks 5 uur per persoon besteedt aan vergaderen (inclusief voorbereiding en verwerking van het overleg) €360.000 per jaar kwijt is aan vergaderen! Dit is een behoorlijk forse kostenpost, zeker aangezien wij zijn uitgegaan van 5 uur vergaderen per persoon per week (slechts één uur per dag). Dit is voor veel organisaties nog aan de lage kant, dus vaak zijn de kosten nog hoger.
Communicatie
E-mails, nieuwsbrieven en de afdeling communicatie. Dat zijn, helaas, vaak de belangrijkste bronnen voor communicatie. Simpelweg langslopen en even bellen raken steeds meer uit de gratie. Volgens ons leiden de, vaak, meer formele kanalen tot veel overbodige ballast en onduidelijkheid. Zo worden veel officiële nieuwsbrieven, memo’s, e-mails (vooral de cc’s) nagenoeg niet meer gelezen door medewerkers.
Laten we eens kijken naar e-mail als voorbeeld van overbodige communicatie. Britse en Australische onderzoekers hebben geprobeerd de schade op te meten van verkeerd e-mailgebruik. Volgens de onderzoekers verliest een doorsnee onderneming €5.700 tot €11.500 per werknemer per jaar. Zo is vastgesteld dat per 100 e-mails die bedoeld zijn om een concrete actie uit te zetten, dit in 46% van de gevallen niet het gewenste effect heeft, met aanvullende e-mails tot gevolg. Zo heeft iedere verzonden email 4 tot 6 nieuwe berichten tot gevolg. Dit terwijl een kort belletje of even langslopen wel het gewenste resultaat had gehad. Daarbij laten we het aantal “onzin” mailtjes tussen collega’s nog buiten beschouwing.
Het effect?
Doordat niet gekeken wordt naar hoe met tijd binnen organisaties wordt omgegaan, ontstaat onnodig veel ballast met verborgen kosten tot gevolg. Immers elk uur is toe te rekenen aan een FTE. Het bijzondere is dat sommige medewerkers voor het uitgeven van enkele honderden euro’s namens de organisatie, drie handtekeningen nodig hebben. Terwijl iedereen lukraak terugkerende vergaderingen met teveel personen mag plannen. Deze kosten alleen wel een stuk meer!
De gevolgen; Organisaties worden opgeblazen, bureaucratisch, traag en de financiële prestaties lijden eronder. Denk alleen maar aan de tijd die niet aan klanten besteed kan worden.
Kan het voorkomen worden?
Tegenover elke dikmaker staat een afslankmiddel. Het is goed om eerst na te gaan waar de grootste verborgen kosten zitten en deze inzichtelijk te maken. Dit brengt vaak al een reactie te weeg, zie het als de neiging om te gaan sporten na een blik in de spiegel. Overigens, is het snijden in aantallen FTE’s of een “lean trajectje” vaak niet de oplossing. Dit is meer een tijdelijke liposuctie, oftewel symptoombestrijding. Het werkt veel beter om een bewustwording te creëren ten aanzien van het omgaan met verborgen kosten. Door dit te doen gaat het bewuster omgaan met tijd steeds meer een vanzelfsprekendheid worden en komen mensen weer toe aan het werk dat zij het liefst en het best doen.
Wij helpen veel organisaties met ons BMI onderzoek. Hiermee maken wij de verborgen kosten inzichtelijk en helpen vervolgens daadwerkelijk af te slanken. Dit alles ondersteund door het samensmeden van een heldere cultuur en structuur. Meer weten? Kijk eens op aaim.nl. Of neem contact op of plan een online kennismaking van 30 minuten in.
Uit een onderzoek naar collega’s binnen een aantal organisaties (Met vragen als: Waar erger je aan? Wat waardeer je in collega’s? Is vriendschap belangrijk?), blijkt dat meer dan tachtig procent een goede band met collega’s belangrijk tot zeer belangrijk vindt. Veel mensen (bijna de helft) zouden zelfs ontslag nemen als ze met hun directe collega niet door één deur zouden kunnen. Daartegenover stond dat 40% de organisatie als apenrots hekelt.
Uit een ander onderzoek blijkt dat collega’s grossieren in ratten-streken. In driekwart van de bedrijven is het aan de orde van de dag. 86 Procent meldt dat collega’s roddelen (47 procent doet eraan mee), 80 procent beschuldigt hen van liegen (een kwart liegt zelf ook) en zeventig procent zegt dat collega’s partij kiezen in conflicten (30 procent doet dat zelf ook). En intussen rust er een zwaar taboe op dit gedrag (we doen het wel, maar schamen ons er tegelijkertijd vreselijk voor),
Apenrots of niet?
Die tegenstelling tussen ideaalbeeld en vertoond gedrag, veroorzaakt op de werkvloer grote verwarring. Het punt is dat werk grotendeels om samenwerking vraagt, terwijl we evolutionair nadrukkelijk gericht zijn op eigenbelang. Als die samenwerking tegen ons eigenbelang ingaat, prevaleert onze overlevingsdrang. En dan kiezen we keihard voor onszelf.’ Ons beschaafde, collegiale gedrag is niet meer dan een laagje vernis. We zitten gewoon opgescheept met in de loop van miljoenen jaren ingeslepen instincten. Je denkt toch niet dat die luttele paar duizend jaar beschaving tegen dat primitieve oerbrein is opgewassen?’
Tegenwoordig doen werknemers in de meeste bedrijven wel alsof de werkvloer geen apenrots is, alsof er geen duidelijk hiërarchie bestaat, behoudens een paar directeuren en managers in streepjespak (die ze niet voor niets dragen: ze maken hen langer, lees: meer imponerend). Maar de werkelijkheid is anders. Iedereen in een organisatie behalve misschien een onervaren stagiaire is zich min of meer bewust van de informele hiërarchie en iedereen is bezig zich daarin een positie te verwerven (volgens bijna zestig procent lopen collega’s harder als er een nieuwe leidinggevende is of er een reorganisatie loopt). Uit Brits onderzoek blijkt dat zeventig procent van de Britten zelfs een loonsverhoging zou laten schieten in ruil voor een functienaam die een hogere positie suggereert.
Vriendschap met de grootste aap?
Acht op de tien werknemers denkt dat vriendschap sluiten met de baas bevorderlijk is voor de carrièrekansen, zo blijkt keer op keer uit onderzoeken. Mannen denken daarbij aan paaien: veel praten over auto’s en het nooit met hem oneens zijn, vrouwen aan ‘een stapje extra doen’ als het alfamannetje kijkt. Maar stijgen in rangorde kan ook door steun te verwerven van onderen (het zogenaamde Robin Hood-effect: je neemt het op voor de zwakkeren, en daarmee stijgt je aanzien, ook buiten die zwakke groep). Of door coalities te vormen met gelijken.
Is een organisatie als een apenrots? U mag het zeggen, maar wilt u het zeker weten, kijk dan ook eens bij ons onderzoek waarmee we ook apengedrag blootleggen.
Kernwaarden adviesbureaus zijn nogal dof… Om een echte grijze muis te worden in consultancy roept u dat u klantgericht maatwerk levert, ondernemend en innovatief bent, professioneel werkt en iets aan duurzaamheid doet. In dit artikel bespreken we onze analyse op geuite kernwaarden van 30 bekende consultancy bureaus in Nederland. Deze kernwaarden vergeleken we om na te gaan welke overeenkomsten en verschillen hierin zijn te ontdekken en of consultancy bureaus nog onderscheidend zijn. Uit onze analyse trekken wij de volgende conclusies: Lees verder!
Adviesbureaus zijn grijze muizen
Kernwaarden van consultancy bureaus zijn nauwelijks van elkaar te onderscheiden: Een groot deel van de consultancy bureau’s richt zich op de klant en wil ook nog eens samenwerken, toe maar! Daarnaast scoren kwaliteit en professionaliteit ook zeer hoog op de lijst met geuite kernwaarden. Het lijkt bijna alsof het binnen consulting voldoende is om met dit soort kernwaarden de klant tevreden te stellen. Consultancy is, zo laat het zich aanzien, bijna een soort “commodity” geworden: een dienst die makkelijk te verkrijgen is met als belangrijkste verschil, de prijs;
Gekozen kernwaarden adviesbureaus zijn kleurloos:
Niet alleen kiezen consultancy bureaus vaak dezelfde kernwaarden, ze zijn ook vaak kleurloos. Het zijn vaak open deuren, of randvoorwaarden. Bijvoorbeeld kwaliteit, samenwerken en professionaliteit. Die waarden worden verheven tot iets dat bijzonder zou moeten zijn. Echter, in werkelijkheid zijn de gekozen waarden voor zowel medewerkers als (potentiële) klanten nauwelijks inspirerend;
Meer kleur in kernwaarden benut het aanwezig potentieel bij consultancy bureaus. Als we afgaan op de geuite kernwaarden, stellen we dat consultants door deze waarden in een grijs keurslijf worden gedwongen door hun werkgevers. Volgens ons is dit zonde en kunnen onderscheidende waarden, bijdragen aan meer voldoening en betrokkenheid bij de eigen organisatie. Verder maken onderscheidende kernwaarden het mogelijk dat potentiële nieuwe medewerkers of klanten een meer bewuste en gedegen keuze maken voor een consultancy bureau.
De eerste twee conclusies hangen met elkaar samen. Naarmate de kern-waarden kleurlozer zijn, is het lastiger om hier onderscheidend op te zijn. De derde conclusie is vooral ook een oproep om kritisch de eigen kern- waarden te beschouwen. In de rest van dit artikel zullen we de hierboven gestelde conclusies verder toelichten. : Lees verder!
