Heeft u een afdeling communicatie? Zo niet, gelukkig maar. Het grote gevaar van een afdeling communicatie is namelijk dat iedereen denkt dat deze afdeling dan ook volledig verantwoordelijk is voor alle communicatie van een organisatie en daarmee eigenlijk het directiepluche bekleed. Een staf- of lijnafdeling communicatie kan dan ook de indruk wekken dat communicatie iets is dat vooral de verantwoording is van deze afdeling. Maar een afdeling communicatie is niet als een afdeling Boekhouden: zij zijn volledig verantwoordelijk voor de boekhouding. Communiceren wordt echter gedaan door iedereen, altijd. Sterker nog, je kan als organisatie niet, niet communiceren.
De afdeling communicatie is geen propaganda afdeling
Communicatie is dan ook meer dan iemand die positieve nieuwsberichten spamt op het zakelijke twitter- of facebookaccount of fungeert als spreekbuis van de directie. Veel managers en directieleden vergeten dit nog wel eens. Zij leggen belangrijke boodschappen van verandering neer bij de afdeling communicatie of laten deze afdeling zelf de belangrijke boodschappen opstellen. Ook komt het communiceren door een aparte afdeling niet ten goede aan de authenticiteit van het leiderschap binnen een organisatie. Juist managers en directieleden zouden moeten beseffen dat zij met ieder telefoontje en mailtje naar een klant of medewerker, iets over de organisatie communiceren.
Ze laten namelijk zien wat de norm is en welke manier van communiceren gebruikelijk is binnen de organisatie organisatie. Zijn we informeel en vriendelijk via de telefoon of willen we alles snel en herleidbaar vastleggen via email? Beiden vormen kunnen werken maar het is duidelijk dat het verschil in de praktijk enorm is en wel moet passen bij het karakter van de organisatie. De rol die de top van een organisatie hierin speelt, is enorm belangrijk; zij zetten de toon.
En die toon in communicatie is niet alleen intern vitaal maar ook naar klanten, partners en concurrenten:
- Met iedere beslissing die een MT neemt, wordt iets gecommuniceerd;
- Iedere keer dat iemand op de website kijkt, wordt iets gecommuniceerd;
- Iedere keer dat iemand je kantoor binnenstapt, wordt iets gecommuniceerd;
Tot slot
Communicatie wordt gevormd door het geheel van gedragingen en normen die bestaan binnen een organisatie. Zowel intern als naar buiten met de klant en andere belanghebbenden. Communicatie zou dan ook eigenlijk geen aparte afdeling moeten zijn, maar een gedeelde verantwoordelijkheid.
Meer blogs lezen? Je vindt ze hier!