(+31) 030- 227 3377 info@aaim.nl

Veel organisaties hebben uitgebreide procedures voor van alles en nog wat. Het gezag is volgens de regeltjes bepaald, wie welke uitgaven mag doen is keurig beschreven, controles zijn driedubbel ingericht en er wordt voortvarend aan tientallen business cases gewerkt. Eigenlijk zijn al deze methoden en instrumenten als fastfood. Ze voelen heerlijk, maar eigenlijk zijn het échte kortstondige hongerstillers en dikmakers van organisaties. De gevaarlijkste soorten fastfood voor organisaties? Vergaderen en de manier van communiceren. In deze blog gaan we daar iets dieper op in. Lees alles over de bureaucratische organisatie. 

Vergaderen

Wie is er niet bekend met vergaderingen waarbij de hele afdeling aanwezig is? uiteraard heeft niemand de notulen van vorige week écht gelezen en was iedereen te druk om actiepunten op te pakken. Wij hebben onderzocht dat een afdeling van 30 personen die wekelijks 5 uur per persoon besteedt aan vergaderen (inclusief voorbereiding en verwerking van het overleg) €360.000 per jaar kwijt is aan vergaderen! Dit is een behoorlijk forse kostenpost, zeker aangezien wij zijn uitgegaan van 5 uur vergaderen per persoon per week (slechts één uur per dag). Dit is voor veel organisaties nog aan de lage kant, dus vaak zijn de kosten nog hoger.

Communicatie

E-mails, nieuwsbrieven en de afdeling communicatie. Dat zijn, helaas, vaak de belangrijkste bronnen voor communicatie. Simpelweg langslopen en even bellen raken steeds meer uit de gratie. Volgens ons leiden de, vaak, meer formele kanalen tot veel overbodige ballast en onduidelijkheid. Zo worden veel officiële nieuwsbrieven, memo’s, e-mails (vooral de cc’s) nagenoeg niet meer gelezen door medewerkers.

Laten we eens kijken naar e-mail als voorbeeld van overbodige communicatie. Britse en Australische onderzoekers hebben geprobeerd de schade op te meten van verkeerd e-mailgebruik. Volgens de onderzoekers verliest een doorsnee onderneming €5.700 tot €11.500 per werknemer per jaar. Zo is vastgesteld dat per 100 e-mails die bedoeld zijn om een concrete actie uit te zetten, dit in 46% van de gevallen niet het gewenste effect heeft, met aanvullende e-mails tot gevolg. Zo heeft iedere verzonden email 4 tot 6 nieuwe berichten tot gevolg. Dit terwijl een kort belletje of even langslopen wel het gewenste resultaat had gehad. Daarbij laten we het aantal “onzin” mailtjes tussen collega’s nog buiten beschouwing.

Het effect?

Doordat niet gekeken wordt naar hoe met tijd binnen organisaties wordt omgegaan, ontstaat onnodig veel ballast met verborgen kosten tot gevolg. Immers elk uur is toe te rekenen aan een FTE. Het bijzondere is dat sommige medewerkers voor het uitgeven van enkele honderden euro’s namens de organisatie, drie handtekeningen nodig hebben. Terwijl iedereen lukraak terugkerende vergaderingen met teveel personen mag plannen. Deze kosten alleen wel een stuk meer!

De gevolgen; Organisaties worden opgeblazen, bureaucratisch, traag en de financiële prestaties lijden eronder. Denk alleen maar aan de tijd die niet aan klanten besteed kan worden.

Kan het voorkomen worden?

Tegenover elke dikmaker staat een afslankmiddel. Het is goed om eerst na te gaan waar de grootste verborgen kosten zitten en deze inzichtelijk te maken. Dit brengt vaak al een reactie te weeg, zie het als de neiging om te gaan sporten na een blik in de spiegel. Overigens, is het snijden in aantallen FTE’s of een “lean trajectje” vaak niet de oplossing. Dit is meer een tijdelijke liposuctie, oftewel symptoombestrijding. Het werkt veel beter om een bewustwording te creëren ten aanzien van het omgaan met verborgen kosten. Door dit te doen gaat het bewuster omgaan met tijd steeds meer een vanzelfsprekendheid worden en komen mensen weer toe aan het werk dat zij het liefst en het best doen.

 Wij helpen veel organisaties met ons BMI onderzoek. Hiermee maken wij de verborgen kosten inzichtelijk en helpen vervolgens daadwerkelijk af te slanken. Dit alles ondersteund door het samensmeden van een heldere cultuur en structuur. Meer weten? Kijk eens op aaim.nl. Of neem contact op of plan een online kennismaking van 30 minuten in.