(+31) 030- 227 3377 info@aaim.nl

Als adviseurs krijgen we nogal eens projecten, afdelingen of organisaties onder ogen die niet vlekkeloos functioneren. Wat ons hierbij vaak opvalt, is dat dit niet ligt aan de mate waarin men geprobeerd heeft alles te regelen of te formaliseren. Sterker nog, soms lijkt het erop dat hoe meer is vastgelegd, hoe moeizamer men de gestelde doelen bereikt. Men lijkt soms wel gevangen in een web van regels, rapportages en overleg. Uiteraard worden, wanneer doelen niet worden behaald, in reactie hierop de doelen voor volgend jaar weer scherper bijgesteld en extra regels- procedures en protocollen bedacht om gestelde doelen wel te bereiken.

Deze toename van management-ballast in het algemeen is een wereldwijd fenomeen. Zo beschrijft auteur Ben Kuiken het volgende in zijn boek “Fuck de regels”:

Volgens een recent onderzoek van adviesbureau Boston Consulting Group onder honderd Amerikaanse en Europese Beursgenoteerde ondernemingen is het aantal procedures, lagen, coördinerende functies en managementbeslissingen in de afgelopen vijftien jaar met 50 tot 350 procent toegenomen. Hierdoor spenderen managers 40 procent van hun tijd aan het schrijven van rapporten en 30 tot 60 procent aan vergaderingen.”

In de Nederlandse overheidssector lijkt het al niet veel beter. Overheid lijkt tegenwoordig een synoniem voor overhead: volgens Jos Verveen in zijn boek “Bullshit Management” is op sommige ministeries het percentage kosten gerelateerd aan overhead namelijk wel 45 procent!

Kortom, de management-ballast en bijbehorende hoeveelheid regeltjes is de afgelopen jaren enorm toegenomen. Het lastige aan al deze regels, plannen en targets is dat deze nooit allesomvattend zijn. Er zijn altijd uitzonderingen op de regels en iedereen die bijvoorbeeld weleens een planning heeft gemaakt weet dat deze meestal al achterhaald is tegen de tijd dat hij is gefinaliseerd. En dus worden aanvullende regels bedacht en wordt, bijvoorbeeld een planning, eindeloos herzien.

Dit kost, zoals de cijfers hierboven aantonen, enorm veel tijd en moeite. Maar wat misschien nog wel een kwalijker neveneffect is van een overdaad aan regels en management, is dat het mensen verantwoordelijkheid en eigen initiatief lijkt te ontnemen.

Hoe meer regels er zijn, hoe meer men zich erop richt om te voldoen aan deze regels. Dit veroorzaakt een reactieve houding waarbij mensen “slechts” voldoen aan wat de regels en afspraken van hen vragen. Eigen initiatief en zelf logisch nadenken komen hierdoor op een tweede plaats te staan.

Iets wat wij zelf vaak zien zijn situaties waarin oneindig veel stuurgroepen, managers of directeuren hun plasje moeten doen over de richting van een project of afdeling. Dit terwijl zij veel liever werken aan de richting die de organisatie op gaat. Dit perst vaak veel originaliteit en onderscheidend vermogen (en daarmee kwaliteit) uit een organisatie, waardoor middelmatigheid hoogtij viert. Alle initiatieven binnen een organisatie  worden dan een grijs geheel dat weliswaar niemand tegen de borst stoot, maar ook niemand (inclusief klanten, concurrenten of leveranciers) inspireert of verast.

Daarom proberen wij als AAIM de ballast die management kan veroorzaken, zoveel mogelijk weg te nemen of te voorkomen. Een voorbeeld hiervan is onze aanpak voor Risicomanagement. Dit is van origine een discipline die hamert op het formaliseren van alle mogelijke risico’s en de bijgaande mitigerende acties. Hierbij geldt echter vaak hetzelfde als voor plannen: je kunt nooit alles voorzien. AAIM richt zich daarom bij Risicomanagement op het wegnemen van verstikkende regels en protocollen of onzinnige beheersmaatregelen. Wij kijken veel meer naar de sleutelpunten waar beheersing cruciaal is en zorgen er voor dat mensen zelf nadenken in plaats van regeltjes volgen. Dit scheelt onze klanten een hoop overheadkosten en zorgt voor zinnig, en het klinkt misschien verassend, waarde-toevoegend risicomanagement.