Als maar 80% werkt en 20% bedenkt, ga voor minder overhead!

Een willekeurige quote van de website van Quote: Het lijkt alsof ze er de hele dag achter Excel zitten en denken: “Goh, het gaat slechter”. Helaas is het de teneur die we in veel organisaties en steeds vaker terugzien, steeds maar groeiende stafafdelingen en overhead. 

Waterhoofd

Zowel binnen de overheid als in de private sector komen er steeds meer functies bij die, zo lijkt het, vooral als doel hebben om dingen te bedenken. Het aantal fors opgetuigde marketing- en beleidsafdelingen is dan ook aanzienlijk en toenemend in aantal. Ondersteunende afdelingen lijken ineens bepalend te worden. Dit leidt tot een probleem. Als iets bedacht is, moet het wel nog even worden gerealiseerd en uitgevoerd. Bij veel organisaties leidt dit tot veel stress op de werkvloer waar het uiteindelijke geld wordt verdiend of de uiteindelijke klant wordt geholpen. Met de handen in het haar vraagt men zich vaak verbijsterd af wat er nu weer uit de hoge toren naar beneden komt vallen. Kortom, veel organisaties krijgen een steeds groter waterhoofd. En dat heeft een paar nadelige effecten.

Stress bij medewerkers

We geven een voorbeeld. Bij een klant van ons is de marketingafdeling nogal rap gegroeid de afgelopen jaren. Er werken allemaal toppers en de goede ideeën struikelen over elkaar heen. Omdat er steeds meer van die goede ideeën zijn, die de directie wel aanspreken, mag de afdeling groeien. Dit leidt alleen wel tot een probleem in de rest van de organisatie. Namelijk, marketing bedenkt iets, schuift het door en de organisatie moet het uit gaan voeren. We hebben eens goed gekeken naar wat het effect is. De conclusie, een medewerker erbij op marketing, zorgt voor 4 extra FTE aan werk die gevuld moeten worden op de werkvloer om alles uit te kunnen voeren. Alleen komen die 4 FTE er niet bij en wordt er vooral hard geduwd op de bestaande medewerkers om het allemaal te realiseren.

Klanten herkennen het niet meer

Je hebt pas echt een probleem als klanten niet meer weten waarom ze bij je komen. Door het groeiend aantal functies dat vooral bedenkt en niet direct bijdraagt aan het helpen van de klant, ontstaan er steeds meer verschillende boodschappen richting die klant. Wij zijn specialist, we kunnen alles, we zijn goedkoop, we zijn snel, we leveren de beste kwaliteit, we hebben een spaarsysteem, nee twee, oh wacht, we dragen bij aan een duurzaam klimaat…

Geloof ons, een klant kan maximaal drie verschillende boodschappen of karakteristieken van een organisatie onthouden. Daarna gaat het zweven. Dus als je als organisatie ieder jaar met een nieuwe strategie komt met bijbehorende fantastische uiting… dan gaat die klant, hoe goed je ook bent, toch naar een andere partij die het allemaal net wat makkelijker uitlegt.

Als alles belangrijk is…

Is niets belangrijk. Als we kijken naar de mensen die op de “bedenkende” functies werken, dan hebben ze een paar dingen gemeen. Ze zijn intelligent, niet op hun mondje gevallen, snappen hoe ze een verhaal over de bühne moeten brengen en hebben voldoende mensenkennis om een directie te kunnen paaien. Het gevolg is dat ze de directie dan ook zover krijgen om tegen een heleboel dingen ja te zeggen, zonder dat écht goed naar de impact op de organisatie wordt gekeken. En dit zorgt ervoor dat steeds meer wordt geleefd in plaats van zelf de koers uitzet. Toch datgene waarvoor ze aangesteld zijn.

Hoe dan wel?

Heel kort gesteld, zorg voor minder overhead! Hoe complex het probleem ook is, er zijn een paar simpele vragen die je kunt stellen om te achterhalen of een nieuw bedenksel echt zin heeft. We geven ze voor het gemak even in bullets ;-):

• Wat als we dit nu niet doen?
• Heb je dit afgestemd met de mensen die het échte werk doen?
• Waar gaat dit in tegen wat we eerder hebben gedaan?
• Op een schaal van 1 t/m 10, hoeveel impact of succes gaat het opleveren?
• Hoeveel uur gaat het van de organisatie vragen als het is doorgevoerd?
• En waar komen deze uren vandaan? Wat gaan we niet meer doen, afschaffen of overslaan?

Wedden dat je andere afwegingen gaat maken en gaat zorgen voor minder overhead?

We zijn met zijn allen verrot efficiënt, effectief en creatief, maar niet alles wat wordt bedacht heeft ook echt toegevoegde waarde. We roepen dan ook vooral op om iets minder ADIDEE te hebben en wat kritischer te zijn op de “bedenkers”. Daar worden ze zelf beter van, maar vooral ook de andere mensen in de organisatie.

Meer weten over hoe wij tegen organiseren aankijken en zorgen voor minder overhead? Je weet ons te vinden!