(+31) 030- 227 3377 info@aaim.nl
Consistentie in plaats van inspiratie! Meer dan een kerstspeech!

Consistentie in plaats van inspiratie! Meer dan een kerstspeech!

Je bent leidinggevende of directeur en de jaarlijkse kerstborrel is weer aanstaande. Je voelt je verplicht een motiverend en inspirerend verhaal te vertellen om de vermoeide troepen het nieuwe het gewenste gedrag met enige consistentie te laten vertonen, helemaal in lijn met de nieuwste strategie. Maar waar ga je beginnen…?

Uit het Medewerkerstevredenheidsonderzoek kwam naar voren dat communicatie vanuit het management matig was en niet transparant. Daarnaast miste mensen een “stip op de horizon”. Deze problemen oplossen in een speech die niet meer dan 10 minuten in beslag mag nemen, is veel gevraagd. Toch leunen veel organisaties op die twee, drie plenaire momenten per jaar om mensen te inspireren. Maar dit kan anders en vooral ook beter!

Weinig woorden, veel richting

Wat we veel zien is dat een CEO, COO, CFO of andere grote O probeert om in 10 minuten 30 slides met voorgenomen plannen, gewenst gedrag en aangepaste meetinstrumenten er door te jagen. Je voelt de energie weglekken…Want dat is uiteraard een complex verhaal. Wat mensen veel liever willen weten is” “wat moet ik morgen al anders doen?” “Welke keuzes worden er van mij gevraagd?” En dan kom je al een heel eind met een aantal eenvoudige waarden, slogans of principes. Een simpele set die vervolgens veel complex gedrag in gang zet. Of zoals Madeleine Beekman, biologe gespecialiseerd in beslismomenten van de Universiteit van Sydney, het zegt: 

“We assume that because we’re complex that the way we make decisions is also complex. But in reality, we’re using very simple rules of thumb”

Vuistregels dus. Soms in de “Als dit, dan dat” vorm. Dat is vaak voldoende om gewenst gedrag in organisaties in gang te zetten. Dat is de stip op de horizon en transparantie waar mensen om vragen. Het consistent uitdragen van deze vuistregels is dan ook veel belangrijker dan twee keer paar jaar een inspirerend verhaal vertellen op een wankel zeepkistje. 

Overal signalen 

Wil je vervolgens dat mensen zich ook gaan gedragen naar deze vuistregels dan is consistentie in je uitingen alleen niet voldoende. Je moet ervoor zorgen dat men niet om deze vuistregels heen kan. Zodanig dat mensen niet anders kunnen dan zich hieraan houden. Bij een klant van ons in de maakindustrie is veiligheid het allerbelangrijkste. Voordat iemand daar een slok koffie kan nemen, ben je dan ook al veelvuldig tegen veiligheid aangelopen: 

  1. Bij binnenkomst ben je verplicht de auto achteruit in te parkeren zodat je sneller weg bent in geval van een incident;
  2. Na de paspoortcontrole bij de portier krijg je een helm en een lichtgevend vest.
  3. Je dient te lopen op afgebakende paden op het terrein.
  4. Wanneer je de trap oploopt wordt je door een bord (en de receptioniste…) erop gewezen dat je altijd de trapleuning moet vasthouden. 

Toegegeven veiligheid is niet het meest sexy onderwerp en misschien voelt dit een beetje “over the top”. Dat is gek genoeg juist de bedoeling. Wij hebben veel organisaties met een sterke cultuur bezocht. Overal voelde de signalen naar wenselijk gedrag eigenlijk een beetje over de top, maar wel consistent. De zuinigheid bij IKEA, het lollige bij AFAS en het zen-gevoel bij Rituals. Maar door al deze signalen wordt het juiste gedrag eerder een reflex, dan een keuze. Wat voelt als onnodige herhaling is juist duiding en richting. Zo’n omgeving inspireert, daar is geen kerstspeech voor nodig.

Wij gaan er prat op dat we complexe plannen, nieuwe strategieën, gewenst gedrag, de door medewerkers gewaardeerde kanten van de cultuur en geweldige ideeën kunnen vertalen naar simpele vuistregels en principes die iedereen begrijpt en zorgen ervoor dat deze door iedereen consistent gedragen worden. Oh, en we vertalen ze ook nog door naar KPI’s en gewenste resultaten waar mensen wel voor gaan. Dus bel gerust voordat die kerstspeech gegeven moet worden… 

Veranderen zonder terugval? Mik op routine niet op discipline

Veranderen zonder terugval? Mik op routine niet op discipline

Stoppen met roken, stoppen met te hard rijden, stoppen met autoritair gedrag vertonen, starten met proactief nadenken? Iedereen weet het, veranderen is moeilijk! Gelukkig kunnen we onszelf en onze medewerkers wel helpen…

De valkuil van trainingen

Je kent het wel: je hebt 2 dagen training gevolgd en bent vol goede moed om alle verworven wijsheden toe te gaan passen. De slogans van de training zitten nog vers in het geheugen: “Sales gaat om IQ, EQ en Accu!” en “Feedback geven is een nooit ophoudend kampvuur”. Goede job van de trainer dus. Je begint de week vol goede moed! Fast forward naar twee weken verder: je ben weer fulltime brandjes aan het blussen en het blijkt toch lastiger om die accu aan te zwengelen achter je eigen bureau dan op de hei… En van het goede voornemen om je gedrag nu echt blijvend te veranderen is niet zoveel meer over.

Dit is helaas het lot van veel vaardigheden die worden aangeleerd in een training. Je begint met veel energie en discipline om vervolgens te merken dat je terugvalt in oude gewoonten. Discipline is helaas dan ook geen oneindig reservoir waar mensen uit kunnen putten. Je hebt maar een zekere hoeveelheid mentale energie op een dag een daar moet je het mee doen. Ben je aan het einde van je reservoir? Dan wordt het steeds lastiger om niet de gemakkelijkste weg te kiezen of om toe te geven aan je impulsen. Wanneer ieder mens oneindig veel discipline zou hebben, zou de wereld er dan ook net even een stukje anders uitzien. Overgewicht zou niet bestaan, sportscholen zouden uitpuilen en elkaar netjes feedback geven zonder uit je slof te schieten zou de standaard zijn. Helaas is dit een utopie.

Routine eats discipline for breakfast!

Wat is dan een beter idee om je gedrag blijvend te veranderen? Het creëren van routines! Een routine is pas een routine wanneer het een vast moment in de dag of week heeft of een vast “triggermoment”. Het is zaak dat je dit moment zorgvuldig van te voren bedenkt. Professioneel gezien betekent dit vaak niets meer of minder dan het letterlijk in je agenda zetten. Het liefst met anderen die aansluiten zodat de druk er is om he gedrag ook daadwerkelijk aan te passen. Wij hebben al talloze keren gezien dat ook zoiets ongrijpbaars als “elkaar beter aanspreken” al een stuk beter gaat wanneer wekelijks evalueren in de agenda staat. Oftewel een vaste routine die ervoor zorgt dat in een normale context wordt besproken wat goed ging en wat niet. Zaken waar we het anders niet over zouden hebben of op een andere toon…

Zoek naar een routine of structuur

En zo geldt dit voor heel veel gedrag dat je wilt veranderen; zoek naar een routine en structuur die ervoor zorgt dat je ook daadwerkelijk doet wat je wilt doen. Uiteraard hoeft dit (en kan dit) niet altijd in de vorm van een overleg. Het van tevoren bedenken van een triggermoment kan net zo waardevol zijn. Je wilt meer succes vieren op de werkvloer? Bedenk een productieaantal, omzetcijfer of wat dan ook waarbij je stil wilt staan. 

Het grote voordeel van routines is dan ook dat ze na verloop van tijd vrijwel geen energie meer kosten maar automatisch gaan. Wie moet er tenslotte nog bewust nadenken over het poetsen van zijn tanden ’s ochtends? Vrijwel niemand. Deze routine is eigenlijk voor iedereen zo vanzelfsprekend dat het automatisch gaat. Wanneer een routine dus eenmaal is ingeslepen kost het gedrag geen energie of discipline meer en is de kans dat je terugvalt in oude gewoonten minimaal geworden.

Oftewel, probeer alle mooie slogans van een trainer en de veranderingen die daarbij horen te vertalen naar routines en structuren. Veranderen gaat tenslotte niet vanzelf, routines wel.

Weg met managementmodellen, kijk naar mieren!

in de natuur vinden we heel wat voorbeelden van hecht samenwerkende teams. Een vlucht ganzen, een roedel wolven, een groep leeuwen … Al deze ‘bioteams’ houden er op het gebied van leiderschap, verbondenheid, uitvoering en organisatie opmerkelijke strategieën op na. Voor deze teams gaat het steevast om het gemeenschappelijke doel, de ‘missie’. Ze zijn als het ware de vleesgeworden missie: ze organiseren zich “on the fly”, passen voortdurend hun strategie aan en definiëren lidmaatschap van het team op basis van de eisen van de omgeving.

Het typevoorbeeld van een efficiënt samenwerkend team zijn mieren. In 2000 ontdekten wetenschappers een kolonie Argentijnse mieren die zich over 6000 km uitstrekte, van Italië tot aan de Spaanse Atlantische kust. Ze vormden de grootste samenwerkende groep die ooit werd waargenomen.

Mieren zijn bijzonder succesvolle beestjes dankzij de hoge mate van samenwerking en taakverdeling in hun mierenmaatschappij. Ze verdelen de arbeid netjes: sommigen zoeken naar eten, anderen ruimen het afval op en weer anderen zorgen voor de larven. En dat alles doen ze zonder een centrale aansturing. De organisatie ligt in het gedrag van de individuele mier. Hoe hij reageert op de omgeving en op andere mieren. Om erachter te komen hoe die taakverdeling tot stand komt, deden Zwitserse wetenschappers een bijzonder experiment.

De wetenschappers legden bijna 2,5 miljard posities en ruim negen miljoen interacties vast. Uit deze interacties kwamen drie groepen mieren naar voren die voornamelijk met de eigen groep contact hebben. Deze groepen bleken te bestaan uit werkmieren die dezelfde taak vervulden en zijn onder te verdelen in: verplegers, voedselverzamelaars en opruimers. Iedere groep mieren had een eigen plaats in het nest. De verplegers waren vooral rondom de larven en eieren te vinden, de voedselverzamelaars in de buurt van de nestingang en opruimers bevolkten de rest van het nest. Een mier verplaatst zijn bewegingen tijdens zijn leven langzaamaan naar buiten. Hij begint als larve in de kraamkamer, blijft daar in de buurt als verpleger, gaat meer naar buiten als opruimer en verlaat het nest als voedselverzamelaar.

Lopend vuurtje

De wetenschappers onderzochten hoe snel een nieuwtje zich door de kolonies kon verspreiden. Dat deden ze door in een simulatie willekeurige mieren een boodschap te geven. Ieder contact met andere mieren stond voor het doorgeven van het nieuwtje. Volgens de berekeningen was binnen een uur 89 procent van de kolonie op de hoogte. De informatieverspreiding ging niet altijd even snel. Kwam het nieuwtje van een voedselverzamelaar of een verpleger, dan verspreidde dat zich snel door de eigen groep, maar minder snel door de rest van het nest. Opruimers zijn een echte tussengroep. De grenzen van hun plek in het nest zijn minder duidelijk en ze hebben meer contact met mieren uit de andere groepen. Daarom ging de mierentamtam sneller als het bij een opruimer vandaan kwam.

Wat leren we nu van mieren?

Door het gebruik van moderne technologie werken veel hedendaagse teams in bedrijven enkel nog virtueel samen. Fysiek zitten ze op andere plaatsen in de wereld en dat heeft zo zijn nadelen: er is een zwakke samenhang tussen de leden, het gemeenschappelijke doel wordt niet altijd voor ogen gehouden, er is te veel nadruk op de technologie en vaak hebben de leden ook problemen met het onder de knie krijgen van die technologie. De groepsleden werken dan ook vaak op zichzelf en het team verwordt daardoor tot niets meer dan de optelsom van de aparte werknemers.

Niets van dat alles bij een team mieren, dat duidelijk als één geheel fungeert en steevast het gemeenschappelijke doel dient. Elk teamlid is als het ware een leider, de leden zijn allen onderling verbonden, ze werken allemaal samen en leren uit wat ze doen. Bovendien regelt de organisatie zichzelf doordat de mieren elkaar voortdurend en in real time informeren.

Mensen kunnen nog beter

Omdat werknemers in een bedrijf op de biologische ladder toch een paar trapjes hoger staan dan mieren zouden ze in principe nog beter moeten kunnen presteren. En dat is ook zo; mensen beschikken over een aantal troeven die ervoor zouden moeten zorgen dat ons teamwork in potentie beter is dan dat van de ijverige insecten.

Ten eerste zijn menselijke teamleden intelligent en kunnen ze dus beslissen wanneer ze hun eigen verstand gebruiken of wanneer ze vertrouwen op de gemeenschappelijke intelligentie van het team.

Ten tweede beschikken mensen over een vrije wil terwijl dieren instinctmatig en direct reageren op stimuli. Mensen kunnen de zaken dus even laten bezinken en overdenken vooraleer ze een besluit nemen. Werknemers in een bedrijf kunnen ook feedback geven en zo teams de kans geven om te leren en om de kennis van de organisatie te vergroten.

Ten slotte begrijpen menselijke teamleden ook welke voordelen er voor henzelf aan het gemeenschappelijke doel verbonden zijn. Dit is voor hen belangrijk om gemotiveerd te blijven.

Laat het dus duidelijk zijn: de volgende keer dat je op zoek bent naar technieken om je team adequater te managen kan je beter een kijkje nemen in de mierenhoop in je tuin dan in een boek met de laatste nieuwe managementtheorieën.